E-mail marketing & de AVG Wetgeving

De AVG zorgt ervoor dat klanten (consumenten) beter beschermd zijn. Zo geldt er in Nederland een spamverbod. Je mag alleen e-mails en nieuwsbrieven versturen naar klanten die hier specifiek toestemming voor hebben gegeven. De Algemene Verordening Persoonsgegevens stelt je verplicht dat jouw klanten moeten weten welke gegevens jij van ze hebt en kunnen voor zichzelf opkomen als het gaat om de verwerking van deze gegevens. Klanten mogen bij jou hun opgeslagen data opvragen of eerder gegeven toestemming hiervoor intrekken. De meeste regels bestonden al onder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Het verschil nu is dat bedrijven transparanter moeten zijn over hoe zij persoonsgegevens (zoals e-mailadressen) verwerken.

Opt-in, Dubbele opt-in of Soft Opt-in?

Oké, klanten dienen toestemming te geven voor verwerking van hun persoonsgegevens. Het gebruik maken van een opt-in is verplicht voor e-mailcampagnes en mobile campagnes volgens de Nederlandse Wetgeving. Zo geeft jouw klant actief aan dat hun gegevens gebruikt mogen worden voor bijvoorbeeld het ontvangen van de nieuwsbrief. Toestemming geven voor het verzenden van nieuwsbrieven gebeurt via het doorgeven van het e-mailadres op jouw website. Dit is een opt-in. Wist je dat je verschillende soorten opt-in hebt?

De Opt-in

De meest standaard variant is de opt-in. Dit betekent simpelweg dat je klant daadwerkelijk zijn e-mailadres achterlaat op je website om zich aan te melden voor de nieuwsbrief. Denk maar eens aan een pop-up met ‘schrijf je in voor de nieuwsbrief’ of het veld in de footer van je website waar mensen zich specifiek inschrijven voor de nieuwsbrief. In dit geval is het heel duidelijk: de klant schrijft zich met zijn e-mailadres in voor de nieuwsbrief. Wanneer je klant dit heeft gedaan, dan is je klant direct ingeschreven op de nieuwsbrief. Het is trouwens verboden om het vinkje in je check-out alvast aan te zetten bij de box ‘ik meld me aan voor de nieuwsbrief’. Klanten moeten dit zelf actief aanvinken.

Voorwaarden opt-in:

Bij een opt-in moet het altijd duidelijk zijn dat het e-mailadres gebruikt gaat worden voor commerciële doeleinden.
Toestemming mag niet verkregen worden door te verwijzen naar de Algemene Voorwaarden of een Privacy Statement, gezien de kans klein is dat klanten dit lezen.
Maak je een mooie landingspagina met daarop een opt-in formulier? Hoe je het ook wendt of keert: het zal duidelijk moeten worden wáárom klanten hun e-mailadres achter moeten laten en wat er precies mee gebeurt.

De Dubbele opt-in

Een wat minder voorkomende variant is de dubbele opt-in. Een dubbele opt-in is eigenlijk je klant om een extra bevestiging vragen om zich in te schrijven. Stel je voor: jouw klant schrijft zich in voor jouw nieuwsbrief via een pop-up op je website. In deze situatie is de klant niet direct ingeschreven op de nieuwsbrief. Na het invullen van de pop-up ontvangt je klant een mail met daarin een link of button om zijn inschrijving te bevestigen. Pas als de klant daar op heeft geklikt, is diegene ingeschreven. Zo vraag je nogmaals, actief, om de bevestiging van je klant voor het mailen. Volgens de AVG-wetgeving is het niet verplicht om je klanten een dubbele opt-in uit te laten voeren. Het is een extra stap voor je klanten om hun e-mailadres te bevestigen, waardoor het kan zijn dat je e-mailbestand minder snel groeit dan je zou hopen.

De Soft opt-in

Een soft opt-in wordt dan weer wel vaak gebruikt. De soft opt-in draait volledig om het opbouwen van je relatie met de klant. Wanneer de klant eerder bij jou heeft besteld, dan heb je al zijn e-mailadres verkregen. In dat geval mag je deze klant benaderen voor eigen gelijksoortige producten of diensten en hoef je niet nog nadrukkelijk om toestemming te vragen, volgens en DDMA.

Voorwaarden soft opt-in

Contactgegevens die zijn verkregen zijn verkregen in het kader van verkoop en niet in het kader van profielverrijking.
De klant moet op dat moment de mogelijkheid hebben gehad om hier een opt-out (uitschrijving) voor te geven.
Een voorwaarde voor de soft opt-in is dat er gekeken moet worden naar de perceptie van de klant voor de duur van de soft opt-in. Wanneer je je klant een jaar later nog e-mailt terwijl het destijds om een proefabonnement ging dan is het logischerwijs niet meer relevant.

Opt-out

De opt-out is het tegenovergestelde van de opt-in en is dus de daadwerkelijke afmelding van je klant. Een opt-out in al je e-mailcommunicatie aanbieden is wettelijk verplicht en moet voldoen aan een aantal eisen:

Je moet het je klant zo makkelijk mogelijk maken om zich altijd uit te schrijven.
In al je e-mailcommunicatie moet een opt-out mogelijkheid zijn.
Je klant hoeft niet in te loggen om een opt-out te regelen.
Iedere afmelding moet direct worden verwerkt.

Professionele opt-ins en opt-outs regel je eenvoudig met de juist e-mail marketing software. Met Reloadify houden we alle in- en uitschrijvingen bij. Zo is het ook mogelijk om in één oogopslag te zien hoeveel afmeldingen een bepaalde mailing tot gevolg heeft gehad.

AVG Proof: het e-mailadres waarmee je je klanten benaderd

De AVG stelt ook nog dat je identiteit moet uitstralen in je e-mail communicatie. Dit betekent dat:

Iedere e-mail heeft een functioneel en werkend e-mailadres. No-reply mag niet meer. Het veranderen van je e-mailadres van no-reply naar iets anders, zonder dat het e-mailadres echt werkt, heeft ook geen zin. Het gaat erom dat je een werkend e-mailadres hebt, waar mensen écht op kunnen antwoorden.
De naam van de verzender (of van de webshop) staat altijd in het ‘van’ veld, zodat het herkenbaar is.
De boodschap mag niet misleidend zijn. Aan de opmaak van de e-mail moet te herkennen zijn dat het om een commerciële e-mail gaat.

Tot slot: wat mag nu wel en wat mag niet?

Wat mag niet:

Je mag iemand niet meer digitaal een bericht sturen zonder dat hij of zij jou daarvoor toestemming heeft gegeven volgens de AVG-wetgeving.
Wanneer je meerdere bedrijven hebt, dan mag je niet zomaar je opt-ins van het ene bedrijf overhevelen naar het andere bedrijf.
Vinkjes ‘voorinvullen’ bij aanmeldformulieren.
No-reply e-mailadres gebruiken waar je niet op kan reageren.

Wat mag wel:

Je klanten relevante aanbiedingen sturen wanneer de klant (binnen aanzienlijke tijd) eerder bij jou heeft besteld.
Je klanten mailen wanneer ze actief een opt-in hebben afgegeven.
Aan profielverrijking doen.
Doe je aan profielverrijking? Wees er dan zeker van dat je de data gaat gebruiken (denk aan een verjaardagsmail bij het opvragen van de geboortedatum).

Wees ervan bewust hoe je met je klantdata omgaat. Maar ook hoe je zelf omgaat met de AVG. Het doorsturen van klantgegevens in een excel bestand per e-mail mag bijvoorbeeld ook niet. Of het gebruik maken van één account in de e-mailmarketing software waar verschillende collega’s op inloggen. Dat is eigenlijk ook iets wat je liever niet wil. Sta dus zeker stil bij wat je aan het doen bent en hoé je dit doet. Als je erover nadenkt, dan is het allemaal best logisch!

Benieuwd naar wat we nog meer te vertellen hebben?

We blijven actief Reloadify updaten; heb je vragen, suggesties of opmerkingen? Laat het ons weten!

Volg ons op LinkedIN, YouTube, of Instagram.